Der Entschluss ist gefasst: Ein Jobwechsel steht an, und das Arbeitsverhältnis soll zum 31. Juli enden. Neben dem Schreiben des Kündigungsschreibens, dem Übergabeprozess und der Vorbereitung auf neue berufliche Herausforderungen stellt sich für Arbeitnehmer in dieser Situation eine der drängendsten Fragen: Was passiert eigentlich mit dem angesammelten Urlaub? Wie viele Urlaubstage stehen mir für die Monate von Januar bis Juli gesetzlich oder vertraglich zu, und kann der Arbeitgeber den Urlaub einfach kürzen?

Das deutsche Arbeitsrecht hält hierzu klare Regelungen bereit, die jedoch in der Praxis häufig für Verwirrung sorgen. Begriffe wie gesetzlicher Mindesturlaub, Zwölftelung, Teilurlaub und die Frage des Urlaubsdrehs beim Übergang in ein neues Arbeitsverhältnis klingen zunächst nach Paragrafendschungel. Doch mit ein wenig Struktur lässt sich der Anspruch recht exakt berechnen.

In diesem ersten Teil unseres Expertenartikels beleuchten wir die grundlegenden rechtlichen Mechanismen, die beim Austritt aus einem Unternehmen Mitte des Jahres greifen. Sie erfahren, wie das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) den Urlaubsanspruch bei einem unterjährigen Ausscheiden regelt, wann die sogenannte Zwölftel-Regelung greift und wie sich Ihr tatsächlicher Urlaubsanspruch zum 31. Juli im Detail zusammensetzt.

Die gesetzlichen Grundlagen: Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Um den Urlaubsanspruch bei einer Kündigung zum 31. Juli korrekt zu ermitteln, muss zunächst zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und einem eventuell darüber hinausgehenden tarif- oder arbeitsvertraglichen Mehrurlaub unterschieden werden. Beide unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Bedingungen, wenn das Arbeitsverhältnis vor dem 31. Dezember eines Kalenderjahres endet.

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach der Wartezeit

Gemäß Paragraph 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) erworben Arbeitnehmer den vollen Urlaubsanspruch erst nach Ablauf von sechs Monaten im laufenden Arbeitsverhältnis. Diese sogenannte Wartezeit ist vor allem bei Kündigungen in der Probezeit von Bedeutung.

Da eine Kündigung zum 31. Juli voraussetzt, dass das Arbeitsverhältnis bereits länger als sechs Monate besteht – es sei denn, es handelt sich um eine langjährige Beschäftigung mit einem Austritt im Sommer – ist die Wartezeit in den allermeisten Fällen bei einem Ausscheiden Ende Juli bereits längst erfüllt. Wer beispielsweise am 1. Januar desselben Jahres oder in den Vorjahren im Unternehmen begonnen hat, erfüllt die Sechsmonatsfrist problemlos.

Das Prinzip des Teilurlaubs bei unterjährigem Ausscheiden

Endet das Arbeitsverhältnis jedoch im Laufe des Kalenderjahres – wie in unserem Fall am 31. Juli –, stellt sich die Frage, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub hat oder ob der Urlaub anteilig gekürzt wird. Hier kommt Paragraph 5 des Bundesurlaubsgesetzes ins Spiel, der den sogenannten Teilurlaub regelt.

Laut Paragraph 5 Absatz 1 Buchstabe c BUrlG hat ein Arbeitnehmer für jeden vollen Monat des bestehenden Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs, wenn er in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.

Moment – an dieser Stelle entsteht bei vielen Arbeitnehmern der erste große Denkfehler. Der 31. Juli fällt zwar zeitlich in die zweite Jahreshälfte, doch greift die Zwölftelregelung hier in einer spezifischen Weise, die oft missverstanden wird:

  1. In der ersten Jahreshälfte ausscheiden: Endet das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte (also zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni) nach Erfüllung der Wartezeit, steht dem Arbeitnehmer grundsätzlich nur der anteilige (zwölftelnde) Urlaub für die Monate zu, die er im Unternehmen gearbeitet hat.

  2. In der zweiten Jahreshälfte ausscheiden: Endet das Arbeitsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte (also ab dem 1. Juli) – und das ist bei einem Austritt zum 31. Juli der Fall –, sieht das Gesetz vor, dass der Arbeitnehmer im Regelfall Anspruch auf den vollen Jahresurlaub hat, sofern er die Wartezeit von sechs Monaten im laufenden Jahr bereits erfüllt hat.

Das bedeutet auf den ersten Blick eine erfreuliche Nachricht für viele Arbeitnehmer: Wer zum 31. Juli kündigt, hat nach dem reinen Gesetzestext grundsätzlich Anspruch auf seinen vollen Jahresurlaub – vorausgesetzt, das Arbeitsverhältnis lief ununterbrochen seit mindestens sechs Monaten.

Die Praxis des doppelten Urlaubsanspruchs und das Verbot der Doppelvergabe

Doch ganz so einfach, wie es der reine Gesetzestext vermuten lässt, ist es in der Praxis selten. Denn der Gesetzgeber hat mit Paragraph 5 Absatz 3 BUrlG eine wichtige Korrektur eingebaut, die verhindern soll, dass Arbeitnehmer, die im Laufe des Jahres den Arbeitgeber wechseln, doppelten Urlaub beanspruchen können.

Das Problem beim Arbeitgeberwechsel im laufenden Jahr

Wenn Sie zum 31. Juli aus Ihrem bisherigen Unternehmen ausscheiden und nahtlos am 1. August eine neue Beschäftigung aufnehmen, treffen zwei Urlaubsansprüche aufeinander:

  • Der alte Arbeitgeber könnte nach dem BUrlG verpflichtet sein, den vollen Jahresurlaub zu gewähren oder auszuzahlen.

  • Der neue Arbeitgeber schuldet Ihnen ebenfalls ab dem 1. August anteiligen Urlaub für das verbleibende Jahr.

Würden beide Arbeitgeber den vollen Jahresurlaub gewähren, stünde dem Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr mehr Urlaub zu, als ihm arbeitsrechtlich zusteht. Um das zu verhindern, greift die Bestimmung, dass der alte Arbeitgeber den Urlaubsanspruch für die Monate, in denen der Arbeitnehmer im neuen Betrieb beschäftigt sein wird, kürzen beziehungsweise bescheinigen muss.

Die Bescheinigung über den bereits genommenen Urlaub

Scheidet ein Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr aus, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährt oder abgegoltenen Urlaub auszustellen (Paragraph 6 BUrlG).

Diese Bescheinigung ist für den neuen Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung. Sie dokumentiert, wie viele Urlaubstage beim vorherigen Arbeitgeber bereits verbraucht wurden. Der neue Arbeitgeber muss nämlich keinen Urlaub doppelt gewähren. Hat der alte Arbeitgeber Ihnen im ersten Halbjahr bereits Ihren gesamten Jahresurlaub gewährt, kann der neue Arbeitgeber den Urlaub entsprechend anrechnen oder kürzen.

Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubs zum 31. Juli

Um die Sache greifbarer zu machen, betrachten wir ein konkretes Rechenbeispiel auf Basis des gesetzlichen Mindesturlaubs.

Rechenbeispiel 1: Die Fünf-Tage-Woche

  • Gesetzlicher Mindesturlaub: Bei einer Fünf-Tage-Woche schreibt das Bundesurlaubsgesetz einen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen pro Jahr vor.

  • Austrittsdatum: 31. Juli.

  • Beschäftigungsdauer: Das Arbeitsverhältnis bestand bereits im gesamten Vorjahr und läuft bis zum 31. Juli des laufenden Jahres.

Da der 31. Juli in der zweiten Jahreshälfte liegt und die Wartezeit längst erfüllt ist, greift für den gesetzlichen Urlaubsanspruch zunächst die Regelung, dass der volle Jahresurlaub von 20 Tagen entsteht.

Wenn Sie jedoch im August direkt einen neuen Job antreten, wird der alte Arbeitgeber den Urlaub in der Praxis häufig auf die Monate Januar bis Juli herunterrechnen (also anteilig gewähren), um Konflikte mit dem neuen Arbeitgeber zu vermeiden. Rechtlich strittig ist in diesem Zusammenhang oft, ob der Arbeitgeber den Urlaub einseitig kürzen darf, wenn kein nahtloser Arbeitgeberwechsel stattfindet. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung ist hier eindeutig: Findet kein Arbeitgeberwechsel statt (oder nimmt der Arbeitnehmer im Anschluss keine neue Beschäftigung auf, sondern bleibt beispielsweise arbeitsuchend oder geht ins Sabbatical), bleibt es beim gesetzlichen Anspruch auf den vollen Jahresurlaub, sofern das Arbeitsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte endet.

Tarif- und arbeitsvertraglicher Mehrurlaub: Worauf Sie achten müssen

In den allermeisten Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen ist vereinbart, dass der Arbeitnehmer mehr Urlaubstage erhält, als das Gesetz vorschreibt. Üblich sind oft 28, 30 oder gar 32 Tage Urlaub im Jahr. Für diesen vertraglichen Mehrurlaub gelten die strengen gesetzlichen Regeln des Bundesurlaubsgesetzes bezüglich des vollen Urlaubsanspruchs in der zweiten Jahreshälfte nicht automatisch.

Die Vertragsfreiheit bei Mehrurlaub

Die Parteien eines Arbeitsvertrags (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) können frei vereinbaren, wie mit dem über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehenden Mehrurlaub bei einer Kündigung im laufenden Jahr verfahren wird.

  • Klauseln im Arbeitsvertrag: Sehr häufig enthalten Arbeitsverträge sogenannte Pro-rata-temporis-Klauseln (auch Zwölftelungsklauseln genannt). Diese besagen, dass sich bei einem Ausscheiden im Laufe des Jahres sowohl der gesetzliche als auch der übertarifliche Urlaub anteilig nach den Monaten der Beschäftigung berechnet.

  • Gültigkeit von Klauseln: Solche Klauseln sind für den übertariflichen Mehrurlaub fast immer zulässig. Für den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche) sind sie jedoch unwirksam, wenn sie den Arbeitnehmer schlechter stellen als das Gesetz (also im Falle eines Ausscheidens in der zweiten Jahreshälfte den gesetzlichen Urlaub unzulässig kürzen würden).

Es lohnt sich daher ein genauer Blick in den eigenen Arbeitsvertrag oder den geltenden Tarifvertrag, um zu sehen, ob dort Sonderregelungen für den Fall einer unterjährigen Kündigung festgehalten sind.

Im zweiten Teil dieses Artikels widmen wir uns der Frage, was mit bereits genommenem oder zu viel genommenem Urlaub passiert, wie die Urlaubsabgeltung bei ungekündigtem Resturlaub berechnet wird und welche Sonderregeln bei einer Kündigung in der Probezeit gelten.

Der Ausstieg im Detail: Resturlaub, Auszahlung und Übergabe

Was passiert mit nicht genommenem Urlaub?

Wenn Sie zum 31. Juli kündigen, haben Sie in der Regel einen wesentlichen Teil Ihres gesetzlichen oder tariflichen Jahresurlaubs erarbeitet und oft auch schon verbraucht. Haben Sie jedoch noch Resturlaubstage übrig, die Sie bis zu Ihrem Austrittskdatum aus betrieblichen Gründen oder wegen kurzer Fristen nicht mehr nehmen konnten, greift das Gesetz: Der Urlaub muss grundsätzlich in Natur gewährt werden.

Sollte eine Freistellung oder ein Abbau der Tage vor dem 31. Juli wegen hoher Arbeitsbelastung nicht mehr möglich sein, haben Sie einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Das bedeutet, dass Ihnen die verbleibenden Urlaubstage mit Ihrer letzten Gehaltsabrechnung finanziell vergütet werden.

  • Berechnung der Abgeltung: Jeder verbleibende Urlaubstag wird auf Basis Ihres durchschnittlichen Arbeitsverdienstes der letzten 13 Wochen berechnet.

  • Keine Kürzung bei Freistellung: Werden Sie unter Anrechnung des Resturlaubs von der Arbeit freigestellt, gilt der Urlaub als in Natur genommen.

Wichtige Fristen und Dokumente zum Ende

Damit der Übergang reibungslos verläuft und Ihr Urlaubsanspruch sowie die Abgeltung korrekt im Endgehalt berücksichtigt werden, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

  • Arbeitsbescheinigung: Fordern Sie rechtzeitig nach dem 31. Juli alle relevanten Dokumente wie das qualifizierte Arbeitszeugnis und die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit an.

  • Schriftliche Fixierung: Halten Sie Vereinbarungen über den genauen Abbau von Überstunden und Resturlaub am besten schriftlich in einer Aufhebungs- oder Abwicklungsvereinbarung fest, um Missverständnisse zu vermeiden.

  • Bescheinigung des Vorarbeitgebers: Treten Sie direkt im Anschluss ein neues Arbeitsverhältnis an, benötigen Sie oft eine Urlaubsbescheinigung des alten Arbeitgebers. Diese bestätigt, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde. So wird sichergestellt, dass der neue Arbeitgeber Ihren gesetzlichen Anspruch (mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche) im selben Jahr nicht doppelt gewährt.

Hinweis: Der gesetzliche Mindesturlaub kann bei einem Arbeitgeberwechsel im selben Kalenderjahr nicht doppelt beansprucht werden. Der neue Arbeitgeber darf den bereits beim vorherigen Arbeitgeber genommenen oder abgegoltenen Urlaub anrechnen.

Haben Sie bereits konkrete Absprachen mit Ihrem Arbeitgeber bezüglich der Freistellung getroffen oder gibt es offene Fragen zu Ihrem Arbeitszeugnis?