Wie lange ist eine Auftragserteilung bindend?

Wie lange ist eine Auftragserteilung rechtlich bindend?

Wenn ein Kunde eine Auftragsbestätigung erhält oder einen Auftrag mündlich erteilt, stellt sich oft die Frage: Wie lange gilt diese Verpflichtung eigentlich? Die Antwort liegt nicht in der Dauer der Bindung selbst, sondern vielmehr in der Pflicht zur Aufbewahrung der Unterlagen – und das ist steuerlich relevant.

Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Unternehmen Auftragsbestätigungen und ähnliche Geschäftsunterlagen grundsätzlich **sechs Jahre** lang aufbewahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag abgeschlossen wurde. Das bedeutet, dass sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer ihre Unterlagen so lange sicher aufbewahren müssen, um bei einer Prüfung durch das Finanzamt nachweisen zu können, was vereinbart wurde.

Die Bindung durch einen erteilten Auftrag endet jedoch nicht automatisch nach sechs Jahren. Vielmehr wird der Vertrag durch Erfüllung – also Lieferung oder Dienstleistung – beendet. Die sechsjährige Frist betrifft also vor allem die Dokumentationspflicht, nicht die Vertragsdauer. Dennoch ist es wichtig, die Unterlagen auch aus Beweisgründen nicht zu früh zu löschen, etwa im Fall von Streitigkeiten oder Garantieansprüchen.

Unternehmen tun daher gut daran, ein strukturiertes Archivsystem zu führen – egal ob digital oder physisch. Denn wer im Ernstfall keine Auftragsbestätigung mehr vorlegen kann, riskiert nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch Probleme bei Rechtsstreitigkeiten.