Ist eine Auftragsbestätigung ein Mehrwertsteuerbeleg?

Was gilt als gültiger Mehrwertsteuerbeleg?

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Gültigkeit von Dokumenten wie Auftragsbestätigungen oder Quittungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer. Nein, eine Auftragsbestätigung ist kein gültiger Mehrwertsteuerbeleg – das gilt auch für einfache Quittungen, sofern sie nicht alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten.

Während solche Belege unter Umständen ausreichen, um eine geschäftliche Ausgabe nachzuweisen, reichen sie nicht aus, um die Vorsteuer bei der Deutschen Finanzbehörde zurückzufordern. Um die Mehrwertsteuer abzusetzen, ist ein ordnungsgemäßer Mehrwertsteuerbeleg, also eine korrekte Rechnung, erforderlich. Diese muss bestimmte Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine Beschreibung der Lieferung oder Leistung sowie den ausgewiesenen Steuerbetrag.

Die Unterscheidung ist besonders für Selbstständige und Unternehmen wichtig, die regelmäßig Vorsteuer geltend machen. Falsche oder unvollständige Belege können bei einer Prüfung zu Problemen führen – im Zweifel wird die Steuererstattung verweigert.

Ein Beispiel: Wenn Sie eine Bestellbestätigung für einen neuen Drucker erhalten, zeigt diese zwar den Kauf an, enthält aber meist keine detaillierte Umsatzsteueraufschlüsselung. Erst die anschließende Rechnung dient als gültiger Beleg für das Finanzamt. Daher gilt: Nur was ordnungsgemäß dokumentiert ist, kann steuerlich auch genutzt werden.