Ist eine Auftragsbestätigung schon eine Rechnung?

Ist eine Auftragsbestätigung gleich eine Rechnung?

Nein, eine Auftragsbestätigung ist keine Rechnung – das ist ein wichtiger Unterschied, besonders für Unternehmen und Selbstständige. Während die Auftragsbestätigung lediglich bestätigt, dass eine Bestellung eingegangen ist und der Preis dafür feststeht, erfüllt sie nicht die Anforderungen einer offiziellen Rechnung.

Die Auftragsbestätigung dient vor allem der Absicherung: Sie zeigt dem Kunden, dass seine Bestellung registriert wurde, und enthält oft Artikel, Menge, Preis und Liefertermin. Doch für die Buchhaltung oder die steuerliche Absetzbarkeit ist sie nicht ausreichend.

Eine echte Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten – dazu gehören neben Rechnungsdatum und eindeutiger Nummer auch die vollständigen Daten von Leistender und Empfänger, die Umsatzsteuer (falls anfallend) und der genaue Zahlungsgrund. Ohne diese Informationen darf sie nicht als Beleg für Ausgaben verwendet werden.

Gerade bei Vorsteuerabzug oder bei der Dokumentation von Betriebsausgaben ist es daher entscheidend, die Auftragsbestätigung nicht mit der Rechnung zu verwechseln. Viele Unternehmen erhalten zwar beides: Zuerst die Bestätigung, später die Rechnung – manchmal sogar erst nach der Lieferung.

Fazit: Eine Auftragsbestätigung gibt Sicherheit, aber nur die Rechnung zählt im steuerlichen und buchhalterischen Sinne. Wer Fehler vermeiden will, sollte darauf achten, dass er die richtigen Belege für die Buchhaltung verwendet.