クレームの終わらせ方は？

クレーム対応の電話をうまく終わらせるには

顧客からクレームの電話があったとき、どうやって会話を終わらせるかはとても重要です。そのまま長々と話が続くと、お互いにストレスがたまります。ポイントは、「次のステップにつなげる」こと。単に切るのではなく、前向きな形で終えることが大切です。

たとえば「調査して〇日中にご連絡します」と明確なアクションを伝えると、相手も安心します。また、電話を切るときは無言で切らず、「ありがとうございます」「重ねてお詫び申し上げます」と、感謝と謝罪の言葉を添えることで、印象がグッと良くなります。

もちろん、クレーマーと呼ばれるような強い態度の相手もいますが、感情的にならず、真摯な態度を保つことが信頼につながります。会社のルールに沿って対応しつつ、柔軟な受け答えを心がけましょう。

最後に、電話を切る理由を一言伝えるのもポイントです。「○○の対応をすぐ始めますので、失礼します」など、相手に無礼がないよう配慮することで、不満がさらに広がるのを防げます。クレームはマイナスの出来事かもしれませんが、丁寧に対応することで信頼回復のチャンスにもなります。