Wie bestätige ich einen Auftrag per Mail?

So bestätigen Sie einen Auftrag per E-Mail – korrekt und professionell

Wenn ein Kunde bei Ihnen eine Ware bestellt oder eine Dienstleistung bucht, ist eine schriftliche Auftragsbestätigung wichtig – sowohl für Sie als auch für den Kunden. Eine solche Bestätigung per E-Mail schafft Klarheit und verhindert Missverständnisse.

Wichtig ist, dass die E-Mail alle relevanten Informationen enthält. Dazu gehören der Name des Kunden sowie der eigene Firmen- oder Privatname als Anbieter. Ohne diese Angaben ist die Zuordnung oft schwierig. Außerdem sollte klar sein, welche Leistung oder welches Produkt bestellt wurde – möglichst genau beschrieben, beispielsweise mit Artikelnummer oder Menge.

Ein weiterer zentraler Punkt ist der Preis. Er sollte inklusive aller Steuern und gegebenenfalls Versandkosten angegeben werden. Dazu gehören die genauen Zahlungsbedingungen, etwa "zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug" oder "Vorkasse". Auch der voraussichtliche Liefertermin oder der Zeitpunkt der Leistungserbringung gehört in die E-Mail, damit der Kunde weiß, wann er mit der Ware oder Dienstleistung rechnen kann.

Bei komplexeren Aufträgen kann es zusätzlich sinnvoll sein, Hinweise zu Widerrufsrecht, Garantie oder weiteren vertraglichen Bedingungen beizufügen. Aber auch eine einfache, klar strukturierte Nachricht reicht oft aus – Hauptsache, die wichtigsten Daten sind enthalten.

Eine professionelle Auftragsbestätigung baut Vertrauen auf und schützt rechtlich. Und das Ganze muss nicht umständlich sein: Eine klare E-Mail mit den richtigen Informationen genügt in den meisten Fällen bereits.